Cepat atau lambat kamu akan membandingkan jumlah transaksi di laporan unit dengan uang yang benar-benar masuk ke rekening, dan angkanya tidak sama. Ini normal — tapi hanya sampai batas tertentu, dan kamu perlu tahu batas itu di mana.
Kenapa angkanya memang berbeda
Biaya layanan penyedia pembayaran dipotong sebelum uang masuk. Jadi total transaksi selalu lebih besar daripada total yang diterima.
Jadwal pencairan. Uang dari transaksi hari Sabtu belum tentu masuk hari Sabtu; ada jeda yang berbeda-beda tiap penyedia.
Transaksi yang dibayar tapi sesinya gagal, misalnya kertas habis persis setelah pembayaran. Uangnya masuk, cetakannya tidak keluar.
Sesi yang dijalankan pakai voucher, yang tercatat sebagai sesi tapi tidak membawa uang masuk.
Sesi uji coba yang kamu jalankan sendiri saat kunjungan perawatan.
Kalau selisihnya bisa dijelaskan oleh lima hal di atas, tidak ada masalah. Yang perlu diperiksa adalah selisih yang tersisa setelah semuanya dihitung.
Rutinitas mingguan yang cukup
Tidak perlu sistem akuntansi. Satu jam setiap Senin sudah cukup:
Ambil jumlah transaksi berbayar minggu lalu dari laporan unit.
Kalikan dengan harga per sesi untuk mendapat perkiraan kotor. Kalau harganya beragam, pakai rincian per paket.
Bandingkan dengan mutasi rekening minggu itu, dengan memperhitungkan jeda pencairan.
Kurangi jumlah sesi voucher dan sesi ujimu sendiri.
Catat selisihnya. Kalau selisihnya kecil dan stabil dari minggu ke minggu, itu biaya layanan — bukan masalah.
Angka-angka mentahnya diambil dari laporan yang sama yang kamu pakai untuk menilai kinerja unit; cara membacanya dibahas di membaca laporan omzet photobox.
Tanda yang perlu ditindaklanjuti
Selisih yang membesar dari minggu ke minggu tanpa perubahan harga. Ini bisa berarti banyak sesi gagal setelah pembayaran.
Banyak transaksi berhasil tapi jumlah cetakan jauh lebih sedikit. Periksa printer dan stok kertas di unit itu.
Uang masuk tidak berubah padahal jumlah sesi naik. Periksa apakah ada sesi yang berjalan tanpa pembayaran.
Pencairan yang terlambat berhari-hari dari jadwal biasa. Hubungi penyedia sebelum kamu menyusun ulang perkiraan arus kasmu.
Sesi gagal setelah pembayaran: tangani sebelum jadi keluhan
Ini kasus yang paling merugikan reputasi. Orang membayar, lalu cetakan tidak keluar, lalu mereka berdiri di depan unit tanpa siapa pun yang bisa dimintai tolong. Yang bisa kamu siapkan dari sekarang: nomor kontak yang terpampang di unit, dan aturan penggantian yang sudah kamu putuskan sebelum kejadian pertama.
Cara menangani komplain dan penggantiannya dibahas di refund dan komplain tamu photobox.
Pisahkan rekening sejak unit pertama
Satu rekening khusus untuk usaha ini, terpisah dari uang pribadi. Tanpa itu, mutasi rekeningmu bercampur dengan belanja harian dan rekonsiliasi berubah dari satu jam jadi pekerjaan yang selalu kamu tunda.
Kalau kamu berbagi hasil dengan pemilik tempat, pemisahan ini juga membuat pembagiannya jauh lebih mudah dipertanggungjawabkan — konteksnya dibahas di bagi hasil dengan venue photobox.
Simpan bukti secukupnya
Simpan laporan transaksi bulanan dan mutasi rekening dalam satu folder per bulan. Ini bukan untuk kerapian — ini yang kamu butuhkan saat mengurus pajak, saat pemilik tempat menanyakan angka, atau saat kamu ingin menjual unitmu dan calon pembeli meminta bukti pendapatan.
Kesimpulan: selisih antara laporan dan rekening itu wajar selama bisa dijelaskan oleh biaya layanan, jeda pencairan, voucher, dan sesi uji. Periksa seminggu sekali, catat selisihnya, dan curigai kalau selisihnya membesar tanpa sebab. Pisahkan rekening usaha sejak unit pertama.